Disclaimer. Niezależny wdrożeniowiec SubiektMCP.

Klasyczna scena w hurtowni: poniedziałek 8:00, magazynier przegląda regały, “ten się kończy”, “tamtego mało”, zapisuje do zeszytu. Sprzedawca wchodzi, “kurczę, klient X chce 50 sztuk produktu A, mamy tylko 12”. Brak procesu = bałagan + utracone sprzedaże.

Ten artykuł pokazuje jak Subiekt GT (sam + z AI) automatyzuje listę do dokupienia. 30 minut tygodniowo → 30 sekund.

Co to “lista do dokupienia”

Lista produktów które: 1. Sprzedają się regularnie (są aktywne w katalogu) 2. Aktualny stan magazynowy + nadchodzące dostawy nie wystarczą do następnej planowanej dostawy 3. Trzeba zamówić TERAZ żeby uniknąć “out of stock”

W teorii proste. W praktyce wymaga uwzględnienia: - Sezonowości - Lead-time poszczególnych dostawców - Bezpieczeństwa (mnożnik na pikę) - Zamówień już otwartych (PZ w Subiekcie GT) - Rezerwacji magazynowych

Standardowy raport Subiekta. “Towary poniżej stanu minimalnego”

Subiekt GT ma raport: Magazyn → Towary poniżej stanu minimalnego.

Działa, jeśli: - Ustawiłeś stany minimalne dla każdego towaru (patrz osobny artykuł) - Stany minimalne są aktualne (przegląd co 90 dni)

Limitacje: - Nie pokazuje “kiedy się skończy” przy obecnej sprzedaży - Nie uwzględnia lead-time per dostawca - Nie sugeruje ile zamówić - Nie grupuje per dostawca

Dla hurtowni z 50 towarami wystarczy. Dla 500-5000 SKU za mało.

Lepsza metoda. Dynamiczny raport (AI)

Z SubiektMCP zadajesz konkretne pytanie:

Prompt podstawowy:

“Pokaż mi wszystkie towary które przy obecnej sprzedaży skończą się w ciągu najbliższych 30 dni. Średnia sprzedaż dzienna z ostatnich 60 dni. Dla każdego pokaż: nazwa, stan magazynowy, średnia dzienna sprzedaż, ile dni do zera, główny dostawca (z karty towaru), lead-time dostawcy. Posortuj od najpilniejszych (najmniej dni do zera).”

Wynik: lista 10-50 pozycji z dokładnymi danymi.

Bardziej zaawansowany prompt

Z lead-time uwzględnionym:

“Pokaż towary które przy obecnej sprzedaży skończą się w czasie krótszym niż lead-time dostawcy + 7 dni bufora. Czyli jeśli dostawca dostarcza w 10 dni, a towaru zostało 12 dni sprzedaży, alarm. Pogrupuj per dostawca. Pokaż łączną wartość zamówienia per dostawca.”

Korzyść: automatycznie wybiera tylko te towary które TRZEBA zamówić teraz (nie wszystkie poniżej stanu minimalnego).

Per dostawca workflow

Po liście “co zamówić”, chcesz to zsumować per dostawca, żeby zrobić jedno zamówienie do każdego.

Prompt:

“Dla każdego głównego dostawcy z poprzedniego pytania, przygotuj listę zamówienia. Format: nazwa towaru, kod, proponowana ilość zamówienia (60 dni sprzedaży × 1.3 bufor), cena zakupu z ostatniej dostawy. Pokaż łączną wartość zamówienia per dostawca.”

Wynik: 3-10 list per dostawca, gotowych do skopiowania do maila / systemu dostawcy / Subiekta GT.

Zamknięcie pętli. Zamówienia w Subiekcie GT

Po wyborze co zamówić, wprowadzasz w Subiekcie GT:

  1. Zakupy → Zamówienia do dostawców → Nowe
  2. Wybierasz dostawcę
  3. Dodajesz pozycje (kopiuj-wklej z listy AI lub ręcznie)
  4. Zatwierdzasz, wysyłasz dostawcy (mail, KSeF wkrótce)

Po dostawie: 1. Zakupy → Przyjęcie zewnętrzne (PZ) na podstawie zamówienia 2. Subiekt GT automatycznie aktualizuje stany magazynowe

Workflow tygodniowy. 30 minut na “lista do dokupienia”

Poniedziałek 8:30.

  1. Otwórz Claude Desktop + Subiekt GT (5 min): dziennikowe rytualy
  2. Prompt podstawowy: lista produktów do dokupienia (3 min)
  3. Prompt zaawansowany: per dostawca (3 min)
  4. Przegląd, korekty (10 min): sprawdzasz czy AI propozycja sensowna, koryguj
  5. Wprowadź zamówienia w Subiekcie (10 min)
  6. Wyślij dostawcom (5 min)

Razem 36 minut. Bez AI to samo: 2-4 godziny.

Sezonowość uwzględniona

Standardowy prompt nie wie o sezonowości. Dla branż sezonowych dodaj:

Prompt z sezonowością:

“Pokaż towary do dokupienia, ALE uwzględnij sezonowość. Dla każdego towaru porównaj sprzedaż w tym samym okresie rok temu z bieżącym. Jeśli rok temu ten miesiąc sprzedawał się 2x więcej, podstaw to jako wzorzec dla nadchodzącego miesiąca. Czyli zamawiamy z myślą o nadchodzącym pikie, nie tylko ostatniej średniej.”

Dla kogo to: sklepy z modowymi towarami (sezon ciepły/zimowy), klimatyzatory/grzejniki, choinki, wszystko co ma cykl.

Co AI źle policzy

Bądźmy uczciwi.

  • Nowe towary (sprzedaż <30 dni historii). AI nie ma na czym oprzeć średniej. Trzeba ręcznie ustalić zapas.
  • Towary z eksplozyjnym wzrostem (np. wirusowy hit). AI ekstrapoluje średnią, ale jutro może być 10x. Trzeba człowieka.
  • Jednorazowe zamówienia (klient X zamawia 500 sztuk dla specjalnej akcji). Nie powtarzalne.
  • Tymczasowy out of stock dostawcy. AI nie wie o niedostępności u dostawcy. Trzeba zarządzić ręcznie.

Te przypadki to ~10-20 procent decyzji. Reszta = AI dobrze.

Integracja z dostawcami

Niektórzy dostawcy mają systemy gdzie składasz zamówienia online (B2B portal). Niektórzy chcą mail z listą.

B2B portal (np. duzi dostawcy elektroniki): kopiujesz listę z AI, wklejasz w portal dostawcy.

Mail: AI może SAM wygenerować mail.

Prompt:

“Wygeneruj profesjonalny mail do dostawcy X z prośbą o zamówienie. Lista pozycji [załączona z poprzedniego pytania]. Prośba o potwierdzenie terminu dostawy. Stopka: Nikodem Rudziński, kontakt@firma.pl, telefon.”

Mail gotowy do kopiuj-wklej. Wymaga 1 minuty review.

Vs alternatywy

Metoda Czas tygodniowo Koszt Trafność
Magazynier z zeszytem 2-4 godz 0 60-70%
Subiekt raport “poniżej minimum” 30-60 min 0 75-85%
Dodatek (PBS, artoit, netsetup) 15-30 min po setupie 500-1500 zł jednorazowo 80-90%
AI (SubiektMCP) 5-15 min po setupie 99-249 zł/mc 85-95%

Top end (90-95% trafność) wymaga ŁĄCZENIA: AI proponuje, człowiek koryguje.

Co dalej

14-dniowy trial SubiektMCP lub 7 dni klucz bez karty: nikodem@subiektgt.chat.

.subiekt-subscribe-form input[type=”email”]::placeholder { color: #71717A; }