Jak liczyć rentowność dań w Subiekcie plus AI (nie przez Excela)

Każda restauracja w Polsce liczy rentowność dań. W Excelu. Średnio: 50 dań w menu razy 30 minut per danie kalkulacji kosztów plus składników to 25 godzin pracy. Robione raz w roku (jak właściciel ma czas). Zapominane do następnego roku.

W międzyczasie ceny surowców się zmieniają (8-15% wahania rocznie), kucharz hojnie nakłada (każde gram extra mascarpone w tiramisu to 0.40 zł), dostawcy podnoszą cenniki bez ostrzeżenia. Rentowność menu drifts ale nikt tego nie widzi przez 12 miesięcy.

Ten artykuł pokazuje workflow Subiekt plus AI, gdzie rentowność per danie jest aktualizowana automatycznie. Bez Excela, bez ręcznego liczenia, bez “zrobię to za rok”.

Dlaczego Excel nie pasuje do gastronomii

Excel rentowności dań zakłada trzy rzeczy nieprawdziwe w restauracji:

1. Ceny surowców są stałe. Nie są. Mascarpone zmieniło cenę 3 razy w tym kwartale. Polędwica wołowa od stycznia podrożała o 28%. Sałata w sezonie wakacyjnym zatonęła o 40%.

2. Receptury są dokładne. Nie są. Szef kuchni mówi 200g makaronu, kucharz na zmianie nakłada 240g. Pomidor “do woli” oznacza 80g albo 130g w zależności od dnia. Średnia receptura w Excelu nie odzwierciedla rzeczywistego food costu.

3. Czas jest. Nie ma. Właściciel restauracji 100-coverowej pracuje 70 godzin tygodniowo. Aktualizacja Excela 50 dań x 30 minut = pełen tydzień pracy. Nikt nie robi.

Wynik: właściciel zauważa spadek marży dopiero przy rocznym bilansie, kiedy już 6-10 miesięcy stracił.

Co Subiekt GT już ma

Standardowy Subiekt GT nie ma raportów “gastronomicznych” out-of-the-box, ale ma wszystkie potrzebne dane:

1. Surowce jako SKU z aktualnymi cenami zakupu (każda faktura od dostawcy aktualizuje cenę).
2. Receptury (Subiekt nazywa to “kompletacja”, czyli kombinacja SKU surowców plus ilości per danie).
3. Menu jako SKU sprzedaży (latte, makaron carbonara, tiramisu).
4. Stany magazynowe wszystkich surowców live.
5. Sprzedaż per pozycja menu (jeśli POS jest zintegrowany z Subiektem, każda paragon idzie do bazy).

To wszystko już tam jest. Co dodaje AI:

• Łączy te dane w real-time
• Predykcje cenowe plus alerty
• Optymalizację menu (które dania wycofać, które podnieść)
• Tłumaczenie z surowych liczb na konkretne sugestie po polsku

Workflow AI: 5 promptów rentowności

Prompt 1: Aktualny food cost per danie (raz dziennie)

Per pozycja menu z Subiekta:
- Wyliczona cena kosztu surowców (z aktualnych receptur i aktualnych
  cen zakupu z ostatnich faktur)
- Cena sprzedaży w menu
- Food cost procentowo (koszt / cena sprzedaży x 100)
- Marża złotówkowa per danie
- Marża procentowo

Posortuj po marży złotówkowej.
- Top sellers z niskim FC = stars menu (promować, polecać przy stolikach)
- Niska sprzedaż plus wysokie FC = kandydaci do wycofania albo
  przeformułowania receptury

Co dostajesz (przykład):

Stars (top 5, promować): 1. Pierogi z kaczką: cena 42 zł, koszt 12 zł, FC 28.6%, marża 30 zł, sprzedaż 18/dzień. Top star. 2. Stek z polędwicy: cena 89 zł, koszt 28 zł, FC 31.5%, marża 61 zł, sprzedaż 9/dzień. 3. Schabowy z kością: cena 38 zł, koszt 11 zł, FC 28.9%, marża 27 zł, sprzedaż 22/dzień.

Wycofać kandydaci (5): - Sałatka cezar z krewetkami: cena 38 zł, koszt 19 zł (krewetki podrożały 22%), FC 50%. Sprzedaż 3/dzień. Akcja: podnieść do 46 zł albo wycofać. - Tiramisu klasyczne: cena 22 zł, koszt 9.5 zł, FC 43%. Sprzedaż 5/dzień. Akcja: przejść na lokalny mascarpone (taniej o 18%) albo podnieść do 26 zł.

Właściciel czyta 90 sekund. Widzi, co działa, co nie. Pierwsze 3 są bezpieczne. Ostatnie 5 wymagają decyzji w tym tygodniu.

Prompt 2: Anomalia cen surowców (alert tygodniowy)

Surowce, gdzie cena zakupu z faktur dostawców wzrosła powyżej 10%
w ostatnich 30 dniach. Per surowiec pokaż:
- Cena dawniej (30 dni temu) i aktualna
- Wzrost procentowo
- Lista dań w menu, gdzie ten surowiec jest dominujący (>30% kosztu)
- Wpływ na food cost tych dań po podwyżce surowca
- Sugerowana akcja: podwyżka ceny w menu, renegocjacja z dostawcą,
  zmiana dostawcy, wycofanie dania

Przykład:

3 surowce z dużą podwyżką: - Mascarpone: 32 zł/kg to 38 zł/kg (+19%). Dania: tiramisu (FC 43%), cheesecake (FC 38%). Akcja: zmienić dostawcę (alternative 31 zł/kg) lub podnieść ceny obu dań o 3-4 zł. - Krewetki tygrysie: 89 zł/kg to 109 zł/kg (+22%). Dania: sałatka cezar (FC 50%), risotto z krewetkami (FC 41%). Akcja: podnieść ceny lub czasowo wycofać. - Łosoś świeży: 58 zł/kg to 66 zł/kg (+14%). Danie: łosoś z grilla (FC 38%). Akcja: podnieść z 56 zł na 62 zł.

Pre-AI właściciel zauważa to dopiero przy miesięcznym bilansie, jak już stracił 4-6 tysięcy zł na marży. Z tym promptem widzi to 7 dni po podwyżce.

Prompt 3: Top sellers plus bottom feeders (tygodniowy)

Top 10 dań po sprzedaży z ostatnich 30 dni. Per danie pokaż:
- Liczba sprzedanych sztuk
- Cena sprzedaży
- Food cost procentowo
- Marża złotówkowa łącznie (cena minus koszt razy ilość)
- Marża procentowo

Bottom 10 dań (niska sprzedaż plus wysokie FC). Per danie te same dane.

Sugestia: które wycofać żeby zwiększyć średnią marżę menu o ile pp.

Najlepszy prompt do strategicznych decyzji menu. Bottom feeders zajmują miejsce w karcie, zajmują uwagę kelnerów, generują koszty operacyjne (kucharz prepuje surowce na “może ktoś zamówi”). Wycofanie 5-7 najgorszych dań i podniesienie ekspozycji top 5 stars to typowo +3-5 pp marży menu.

Prompt 4: Sugestia podwyżki cen (raz w miesiącu)

Dla każdego dania w menu zaproponuj sugerowaną podwyżkę jeśli:
- Food cost jest powyżej celu (cel 30%, podwyżka jeśli FC > 33%)
- Albo cena nie była aktualizowana powyżej 12 miesięcy
- Albo dominujący surowiec podrożał o ponad 10% od ostatniej aktualizacji ceny dania

Bazuj na:
- Wzroście cen surowców (z faktur w Subiekcie)
- Konkurencji lokalnej (Google Maps reviews i ceny w pobliżu, jeśli znana)
- Elastyczności cenowej (test wcześniejszych podwyżek czy spowodowały spadek sprzedaży)
- Psychologii cen (przejście z 28 zł na 32 zł lepsze niż 28 na 31)

Test elastyczności cenowej to klucz. AI analizuje historyczne podwyżki tego dania (czy po podwyżce z 32 na 36 zł sprzedaż spadła z 18 do 15 to ok, czy z 18 do 8 to za dużo) i sugeruje bezpieczny krok.

Prompt 5: Audyt menu kwartalny (raz na 3 miesiące)

Audyt menu za ostatni kwartał:
- Średni food cost menu (ważony sprzedażą)
- Średnia marża złotówkowa per cover
- Mix sprzedaży per kategoria (przystawki, dania główne, desery, napoje)
- Top 5 dań, które urosły w sprzedaży vs poprzedni kwartał
- Bottom 5, które spadły

Sugestie zmian menu na kolejny kwartał:
- Sezonowe dania do dodania (lato: lekkie sałatki, zima: rozgrzewające)
- Wycofania (bottom 5)
- Nowe propozycje (bazujące na top sellers plus trendach)

To strategiczny myślenie. Niedziela wieczorem ostatniego dnia kwartału, właściciel siedzi z karteczkami i Claude’em. Wychodzi z planem menu na następny kwartał.

Realne wdrożenie dla restauracji 100-covers

Restauracja 100 covers dziennie, 50 dań w menu, 1 właściciel plus szef kuchni plus 4 kucharzy plus 4 kelnerów.

Tydzień 1: Setup (jednorazowo, 12-16 godzin) - Audyt aktualnych receptur w Subiekcie (które są dokładne, które nie). Często receptury wprowadzone 3 lata temu są nieaktualne. - Aktualizacja 50 receptur z szefem kuchni (krok po kroku, weekend). - Połączenie Subiekta z POS-em jeśli nie podłączone (zewnętrzny technik, 2-4h). - Setup SubiektMCP (90 minut Meet z Nikodemem).

Tydzień 2: Pilot - Codzienny prompt 1 (FC wczoraj) rano. - Tygodniowy prompt 2 (anomalia cen surowców). - Pomiar przed i po (food cost dnia, marża).

Tydzień 3: Decyzje - Wycofania 5-10 dań z wysokim FC plus niska sprzedaż. - Podwyżki cen 10-15 dań (sugestie AI plus akceptacja właściciela). - Renegocjacje z 1-2 dostawcami, gdzie ceny wzrosły powyżej 10%.

Tydzień 4: Pełen workflow - 5 promptów regularnie. - Pomiar food cost: powinien spaść z 33-35% do 27-29%.

Realne rezultaty po 4 miesiącach

Dla restauracji 1.4 mln zł obrotu rocznie: +73 tysiące złotych netto rocznie. Koszt SubiektMCP 1200 zł rocznie.

Słownik dla osób spoza gastronomii

• Food cost (FC) = koszt surowców / sprzedaż dań x 100. Cel 28-32%.
• Receptura = lista surowców plus ilości potrzebnych do jednego dania. W Subiekcie to “kompletacja”.
• POS = point of sale, system kasy fiskalnej, który rejestruje każde danie sprzedane.
• Cover = jeden gość obsłużony.
• Marża złotówkowa = cena sprzedaży minus koszt surowców (w zł).
• Stars menu = dania z wysoką sprzedażą i niskim FC, czyli zarabiające najwięcej.
• Bottom feeders = dania z niską sprzedażą i wysokim FC, czyli kandydaci do wycofania.

Co AI nie zrobi za właściciela

• Nie zaproponuje nowych dań. Kreacja menu zostaje przy szefie kuchni.
• Nie nauczy kucharza nakładać dokładnie 200g makaronu zamiast “do woli”. Waga w kuchni plus szkolenie zostaje przy managerze.
• Nie zarządza dostawcami i negocjacjami. AI mówi “polędwica podrożała 28%”, właściciel dzwoni i rozmawia.
• Nie zastąpi POS-a. AI to warstwa analityczna nad Subiektem plus POS, nie nowy system.

AI robi liczby i sugestie. Restaurator robi gastronomię. Setup nie zastępuje nikogo, tylko daje obraz menu i food costu, którego pre-AI nie było jak mieć.