Krótkie terminy w drogerii. Raport AI w 1 prompt (kompletny przewodnik)

Disclaimer. SubiektMCP to niezależny wdrożeniowiec. Nie jesteśmy partnerem InsERT (twórcy Subiekta GT) ani Anthropic (twórcy Claude). Wszystkie rozwiązania opisane są niezależne i otwarte.

Pani Joanna prowadzi drogerię niche pod Krakowem. 1500 SKU, dwie sprzedawczynie, 850 tysięcy obrotu rocznie. Wieczorem zamyka sklep. Zanim wyjdzie, otwiera laptop i wpisuje jedno pytanie do Claude’a. 30 sekund później ma listę akcji na jutro rano: co przecenić, co zwrócić dostawcy, do której klientki napisać.

Wcześniej ten sam audyt zajmował jej 4 godziny w niedzielę. Excel z dwoma datami (zakup, ważność), filtrowanie, kolorowanie, decyzje. Często przegapiała SKU, które wygasały już w środę.

Ten artykuł pokazuje konkretny prompt który Pani Joanna używa codziennie + 4 bonusowe prompty dla cotygodniowego rytuału.

Dlaczego krótki termin to ukryty problem drogerii niche

Drogeria sieciowa (Rossmann, Hebe) rotuje magazyn 4-8 razy w roku. Mało produktów dochodzi do końcówki terminu. Drogeria niche kupuje od 4-10 niezależnych dystrybutorów małych marek, robi MOQ (minimum order quantity) z każdym, czeka 5-21 dni na dostawę. Kosmetyki naturalne mają 6-12 miesięcy ważności, suplementy płynne 12-24, olejki eteryczne otwarte 6.

Klientki w drogerii niche to ekspertki. Czytają składy, sprawdzają datę na półce. Produkt z bliską datą = klientka wychodzi i kupuje konkurencyjny w innym sklepie.

W skali roku drogeria typowa traci na wygasłych produktach 5-8% obrotu. Dla 850k = 40-70 tysięcy złotych. To jeden etat ekspedientki.

Co robi Subiekt GT + AI

Subiekt GT już ma w bazie wszystkie daty ważności (jeśli wprowadzasz partie w PZ). Co Subiekt GT nie pokazuje wprost: jednej listy produktów z krótkim terminem + predykcji czy zdąży się sprzedać + sugestii rabatów.

AI po polsku odpytuje tę bazę i zwraca to wszystko w jednej odpowiedzi. Bez programowania, bez raportów customowych, bez Excela.

Mechanika: Claude Desktop (albo ChatGPT przez Codex) łączy się z Subiektem przez SubiektMCP (instalator Windows, dwa kliknięcia). Pani Joanna wpisuje pytanie po polsku. Claude wykonuje zapytanie do bazy Subiekta, dostaje surowe dane, formatuje czytelnie, zwraca odpowiedź. Wszystko lokalnie. Dane nie wychodzą na zewnątrz.

Wieczorny prompt Pani Joanny (5 minut, codziennie)

SKU z datą ważności poniżej 90 dni, które wymagają akcji jutro:
- Status Czerwony: zostało mniej niż 30 dni, sugerowany rabat 30-50%
  albo zwrot do dostawcy, albo darowizna na charytatywne cele
- Status Żółty: zostało 30-60 dni, sugerowany rabat 15-20%, etykieta
  "promocja krótki termin"
- Zwroty do dostawców: które SKU warto spakować i wysłać mailem do
  dostawcy (jeśli ma w umowie zwroty bliskich terminów)
- Darowizny: które SKU pasują na fakturę charytatywną (korzyść podatkowa)

Per SKU: nazwa, ilość na stanie, wartość netto, sugerowana akcja,
przewidywany czas wykonania, kto wykonuje (Pani Joanna albo sprzedawczynia).

Co dostajesz w odpowiedzi (przykład z drogerii Pani Joanny, 22 października):

Czerwone (5 SKU, akcja jutro): - Krem nawilżający Bielenda Naturalia 50ml: 6 sztuk, 198 zł zapasu, ważność do 12.11 (20 dni). Rabat 40% od jutra, etykieta na półce. Wykona: sprzedawczynia, 10 min. - Olejek arganowy Yope 30ml: 3 sztuki, 117 zł, ważność do 5.11 (13 dni). Zwrot do dostawcy. Dystrybutor Pl bierze zwroty. Wykona: Pani Joanna, 15 min (zdjęcie + mail).

Żółte (12 SKU, akcja w tym tygodniu): - Suplement Vitamin D3 Olimp 90 kapsułek: 8 sztuk, 312 zł, ważność do 28.12 (67 dni). Rabat 15%, etykieta promocji. Sprzedawczynia, 5 min. - (lista pozostałych 11 z analogicznymi sugestiami)

Darowizny (3 SKU, 1. dnia miesiąca): - Kosmetyki dla dzieci Hagi: 4 sztuki, 156 zł. Caritas Kraków bierze. Pani Joanna pisze fakturę darowizny, korzyść podatkowa ~50 zł.

Pani Joanna patrzy. 5 minut. Wie co jutro rano powiedzieć sprzedawczyni, co sama załatwi z dostawcą, co zostawi do końca miesiąca.

Prompt 2: Wczorajszy raport (rano, 3 minuty)

Wczorajszy raport drogerii: utarg netto, top 5 kategorii (% udziału),
klientki VIP które odwiedziły sklep (Pani Anna, Pani Krystyna),
produkty wygasłe sprzedane z rabatem wczoraj (sukces, ile sztuk, ile zł).

Zamiast otwierać Subiekta, klikać Raport sprzedaży, filtrować, eksportować do Excela. 3 sekundy i Pani Joanna wie czy wczoraj było lepiej czy gorzej i czy strategia rabatów na krótkie terminy działa.

Prompt 3: Klientki retention (poniedziałek, 15 minut)

Klientki które kupowały więcej niż 3 razy w ostatnich 6 miesiącach
i nie kupiły nic w ostatnich 30 dniach.

Per klientka: imię i nazwisko (z bazy), kategorie które najczęściej
kupują (kosmetyki naturalne / suplementy / olejki), data ostatniego
zakupu, sugerowana treść maila retention z nowościami w jej
ulubionej kategorii.

Drogeria niche zarabia na lojalnych klientkach. Klientka VIP wydaje 200-400 zł miesięcznie. Strata jednej = 2400-4800 zł rocznie. AI pomaga zauważyć kogo “tracimy” zanim odejdzie do konkurencji.

Przykład output:

Pani Anna Kowalska. Kategoria główna: kosmetyki naturalne (Yope, Bielenda Naturalia, Hagi). Średni zakup: 180 zł. Ostatnia wizyta: 25.09 (28 dni temu). Sugerowana treść maila: “Pani Anno, w ostatnim tygodniu przyjechały dwie nowości z Yope, które mogą Pani zainteresować. masło shea i serum z witaminą C. Jeśli chce Pani spróbować, zapraszamy do drogerii w przyszłym tygodniu, mam dla Pani próbki obu produktów.”

Pani Joanna wysyła z własnej skrzynki, Pani Anna wraca w czwartek z koleżanką.

Prompt 4: Trend cen surowców kosmetyki (1. dnia miesiąca, 20 minut)

Top 30 SKU kosmetyków naturalnych z drogerii. Per SKU:
- Cena u dostawcy w ostatnich 30 dniach (zmiana procentowa)
- Moja cena sprzedaży aktualna
- Marża aktualna (procent i kwota)

Wyróżnij gdzie dostawca podniósł cenę o więcej niż 5%. potencjalne
renegocjacje albo podwyżki w drogerii (z propozycją nowej ceny
żeby utrzymać marżę 35%).

Drogeria z 1500 SKU nie ma czasu śledzić cen u dostawców. AI to robi za 20 minut raz w miesiącu. Wynik: Pani Joanna podnosi ceny na 8-12 SKU, gdzie dostawca podbił cennik, nie traci 4-6% marży niezauważenie przez kwartał.

Prompt 5: Audyt strat miesięczny (1. dnia miesiąca, 10 minut)

Audyt strat za ostatnie 30 dni per kategoria:
- Wartość zakupów (ile kupiliśmy od dostawców)
- Wartość sprzedaży (ile sprzedaliśmy klientkom)
- Wartość wygasłych (na półce + już wyrzuconych)
- Wartość zwrotów do dostawców (odzyskane)

Procent strat vs obrotu per kategoria. Trend ostatnich 3 miesięcy
(rośnie, spada, stabilne). Porównaj z normą drogerii niche: 3-5%.

Bez tego promptu Pani Joanna zauważa stratę dopiero przy rocznym bilansie. Z tym promptem widzi co miesiąc czy kategoria “kosmetyki naturalne” generuje 2% strat (OK) czy 7% (problem, trzeba zmniejszyć MOQ albo zmienić dostawcę).

Rytuał Pani Joanny (jak włączyć w codzienność)

Razem tygodniowo: ~70 minut. Pre-AI Pani Joanna spędzała 3-4 godziny w niedzielę na audyt + sporo godzin ad-hoc szukania w Excelu w trakcie tygodnia.

Realne rezultaty po 3 miesiącach (drogeria pod Krakowem)

Pani Joanna nie kupiła nowego systemu. Subiekt został. Excel został (do innych rzeczy). Dodała tylko Claude Desktop + SubiektMCP na laptopie za kasą. Reszta to nawyk codziennego promptu wieczornego.

Słownik (dla osób, które nie pracują codziennie z Subiektem)

• SKU = kod produktu w bazie Subiekta. Każdy unikalny wariant ma swój SKU. Krem nawilżający Bielenda 50ml = jeden SKU, ten sam krem 30ml = drugi.
• Partia = jedna konkretna dostawa SKU. Ten sam krem może mieć kilka partii (każda z inną datą ważności).
• MOQ = minimum order quantity. Najmniejsze zamówienie, które dostawca przyjmuje (np. 50 sztuk).
• PZ = Przyjęcie Zewnętrzne. Dokument w Subiekcie kiedy przyjmujesz dostawę i wprowadzasz daty ważności.
• Lead time = ile dni od zamówienia do dostawy.

Co AI nie zrobi za Panią Joannę

• Nie wyrzuci produktu z półki (decyzja “wycofuję” zostaje przy człowieku).
• Nie napisze maila do klientki za Panią (AI proponuje treść, Pani redaguje).
• Nie wybierze nowych marek na targach (intuicja branżowa + relacje z dystrybutorami zostają).
• Nie zarządza Instagramem drogerii (estetyka, content, zdjęcia produktów).

AI robi raporty i sugestie. Decyzje robi Pani Joanna. To dlatego ten setup działa: właścicielka zachowuje pełną kontrolę, dostaje tylko lepsze informacje szybciej.

Wariacje sezonowe promptu

Drogeria niche ma ostrą sezonowość: SPF i samoopalacze wiosna/lato, maseczki i nawilżanie jesień/zima, świąteczne kalendarze adwentowe Q4. Sezonowe wariacje promptu wieczornego:

Wiosna (marzec-maj). Focus SPF + after-sun:

SKU SPF, samoopalaczy, after-sun krótko terminowe (poniżej 90 dni). Plus sugestie zatowarowania na lato (które SKU rotują dobrze rok temu w czerwcu-sierpniu, czy mamy aktualnie podobny stan magazynowy).

Jesień (wrzesień-listopad). Focus maseczki + serum nawilżające:

SKU maseczek, serum nawilżających, kremów na zimę krótko terminowe. Plus historia sprzedaży tych kategorii rok temu w analogicznych miesiącach (czy trzeba dokupić, czy mamy wystarczająco).

Q4 (październik-grudzień). Focus świąteczne kalendarze:

SKU świąteczne kalendarze adwentowe, zestawy prezentowe, kosmetyki “limited edition” plus krótkie terminy w ogólnej drogerii. Q4 to peak rotacji ale też ryzyko że po świętach zostanie 40% kalendarzy z datą ważności do marca.

Setup SubiektMCP dla drogerii (15 minut)

Jeśli nie masz jeszcze SubiektMCP, oto skrócony setup. Pełny tutorial w Subiekt GT w Claude Desktop. Tutorial krok po kroku.

1. Pobierz SubiektMCP z /pobierz. 60 MB exe, instalacja kilkanaście minut.

2. Skonfiguruj SQL connection (Subiekt GT SQL Express, domyślnie localhost\INSERTGT + nazwa bazy podmiotowej drogerii).

3. Aktywuj klucz licencyjny (trial 14 dni Stripe z kartą, lub 7 dni klucz testowy bez karty po kontakcie mailowym).

4. Pobierz Claude Desktop z claude.ai/download. Subskrypcja Claude Pro ~80 zł netto/mc.

5. Edytuj %APPDATA%\Claude\claude_desktop_config.json dodając SubiektMCP server.

6. Restart Claude Desktop, sprawdź czy w lewym dolnym rogu widzisz ikonę tools z subiektmcp connector.

Pełen flow per persona w AI dla drogerii niezalezenj.

FAQ

Czy potrzebuję dokładnych dat ważności w bazie Subiekta?

Tak. Promp wymaga że dla każdej partii dostawy wprowadzasz datę ważności w PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). Jeśli nie wprowadzasz - AI nie ma czego analizować. To 1-2 minuty extra przy każdej dostawie ale fundament dla całego workflow. Jeśli zaczynasz od zera, daty ważności wprowadź dla wszystkich istniejących SKU w ciągu pierwszego tygodnia (inwentaryzacja).

Co jeśli dostawca daje fakturę bez daty ważności?

Sprawdź na opakowaniu (zawsze jest), wprowadź do Subiekta przy PZ. Większość kosmetyków naturalnych ma 6-12 miesięcy od daty produkcji (PAO 12M / 24M etykieta), suplementy 12-24, olejki eteryczne otwarte 6. Jeśli dostawca nie podaje daty produkcji - prośba o uzupełnienie, to standardowa praktyka B2B.

Czy AI bierze pod uwagę rotację (szybko sprzedające się SKU vs wolno)?

Tak, prompt podstawowy “Status czerwony/żółty” już uwzględnia ile dni zostało plus stan magazynowy. Możesz rozszerzyć prompt o “i sugerowany rabat oparty na średniej sprzedaży 90 dni” - AI policzy “jeśli SKU sprzedaje 2 sztuki dziennie a zostało 6 sztuk, w 3 dni rozejdzie się bez rabatu”. Konkretny prompt w AI krótkie terminy 1500 SKU drogeria.

Co jeśli klientki nie chcą kupować produktów blisko terminu?

Klientki drogerii niche czytają etykiety. Akceptują 30-50% rabat za krótki termin (kosmetyk od razu do użycia OK z perspektywy klientki). Anti-pattern: ukrywanie terminu. Transparency wygrywa: etykieta “Promocja krótki termin -40%, ważność do [data]” plus rabat. Klientka czuje że ma dobrą okazję, nie że jest “oszukiwana”. Plus pełen breakdown psychologii klientki w drogeria data ważności ukryta strata.

Ile kosztuje cały setup miesięcznie?

SubiektMCP Premium (rekomendowany dla drogerii): 249 zł netto/mc plus Claude Pro 80 zł netto/mc plus Subiekt GT (już masz). Total: ~330 zł netto/mc. Jeśli redukujesz straty 5-8% obrotu na wygasłych produktach (przykład Pani Joanny: 31 tys zł rocznie redukcji), ROI miesięcznie ~10x. Plus 2-3h tygodniowo zaoszczędzonego czasu = ~50-75 zł netto wartość pracy / tydzień.

Czy moja drogeria z 500 SKU też skorzysta, czy to tylko dla 1500+?

Skorzysta. Te same prompty działają z 200 SKU jak z 5000. Im więcej SKU, tym większy benefit czasowy (manual audyt skaluje się gorzej niż liniowo, AI prawie nie zauważa różnicy). Próg rentowności: 200-300 SKU plus min. 300k zł obrotu rocznego.

Czy mogę używać ChatGPT zamiast Claude?

Tak, ChatGPT z Codex również wspiera MCP. Konfiguracja przez ~/.codex/config.toml zamiast claude_desktop_config.json. Workflow podobny. Pełen breakdown wyboru w Claude vs ChatGPT dla polskiej firmy.

Pogłębiamy temat

• AI krótkie terminy 1500 SKU drogeria
• Drogeria data ważności ukryta strata
• Subiekt GT + AI kompletny przewodnik dla MŚP
• Co to jest SubiektMCP
• Subiekt GT w Claude Desktop tutorial
• Jak zrobić raport w Subiekcie GT (przewodnik)
• Czy AI w firmie łamie RODO