Raport dnia hurtownika: sprzedaż, należności, zaległości w 1 prompcie

7:00 rano. Pan Janusz wchodzi do hurtowni B2B w Krakowie. 280 klientów regularnych, 1.5 tysiąca SKU, 6 zatrudnionych. Robi kawę, siada przy komputerze. 30 sekund z AI to pełen obraz wczoraj plus plan dnia: ile sprzedaliśmy, którzy klienci przekroczyli limit kredytowy, kogo trzeba dziś windykować, którzy dostawcy spóźniają się.

Pre-AI ten ranek wyglądał inaczej: Subiekt, 4 raporty (sprzedaż, należności, stany, faktury z błędami), eksport do Excela, ręcznie liczenie. 25-30 minut codziennie. Plus 2 razy w tygodniu zapominał czegoś sprawdzić, dopiero klient dzwonił “dlaczego mi wstrzymujecie dostawy” albo dostawca “kiedy płacicie”.

Ten artykuł pokazuje 5 promptów codziennych dla właściciela hurtowni B2B 100-500 klientów plus bonus prompty cotygodniowe i miesięczne.

Dlaczego hurtownia B2B potrzebuje codziennego rytuału

Hurtownia B2B z 100-500 klientami zarządza trzema rzeczami jednocześnie, które są ze sobą powiązane:

1. Cash flow. Klient B2B płaci w terminie 14-30 dni od FV. Hurtownia płaci dostawcom 7-21 dni od faktury zakupu. Jeśli klient zalega 2 tygodnie, hurtownia ma minus na koncie i nie płaci dostawcom na czas. Spirala.

2. Limity kredytowe. Każdy klient B2B ma limit (np. 30 tysięcy zł). Jeśli przekroczy, dalsza sprzedaż jest ryzykiem. Hurtownia z 280 klientami ma 280 limitów do śledzenia. Bez systemu wpada w niespodzianki (“klient X jest 145% limit, sprzedaliśmy mu 8 razy w tym miesiącu bo nikt nie sprawdził”).

3. Stocki i dostawy. 1500 SKU, 12-15 dostawców, lead time 3-21 dni. Stockout krytycznego SKU = klient B2B kupuje u konkurencji i może nie wrócić.

Codzienny rytuał (5-10 minut rano) pozwala każdą z tych trzech rzeczy mieć pod kontrolą. Bez rytuału właściciel widzi problemy dopiero przy miesięcznym bilansie albo telefonie kryzysowym.

Prompt 1: Wczorajszy raport zbiorczy (30 sekund)

Wczorajszy raport hurtowni:
- Sprzedaż netto total
- Sprzedaż per kategoria (top 5 kategorii z udziałem procentowym)
- Liczba dokumentów (FV plus WZ)
- Średnia wartość dokumentu
- Top 10 klientów dnia po obrocie
- Auta zaplanowane na dziś (dostawy do klientów, odbiory od dostawców)

Co dostajesz (przykład wtorek rano):

Wczoraj (poniedziałek 21.10): - Sprzedaż netto: 48 200 zł (-8% vs średnia poniedziałek 52 400 zł) - 24 dokumenty (18 FV plus 6 WZ), średnia 2 008 zł

Top 5 kategorii: 1. Części motoryzacyjne: 18 400 zł (38%) 2. Akcesoria warsztat: 12 800 zł (27%) 3. Oleje i smary: 8 600 zł (18%) 4. Narzędzia: 5 200 zł (11%) 5. Pozostałe: 3 200 zł (6%)

Top 10 klientów dnia: 1. Auto-Serwis Trzepak Sp.z o.o.: 8 200 zł 2. Mechanika Pojazdowa Kowalski: 6 400 zł 3. (lista 8 pozostałych)

Auta dziś: 8 dostaw klientom (planowane przed 14:00) plus 2 odbiory od dostawców (Auto-Parts PL o 10:00, Olejarnia Lublin o 13:00).

Pan Janusz widzi 90 sekund. Wie, że poniedziałek był słabszy niż norma, top klienci utrzymują obroty, 8 dostaw to umiarkowany dzień.

Prompt 2: Klienci na granicy limitu (30 sekund)

Klienci B2B, których saldo (suma niezapłaconych FV plus aktualny stan WZ)
przekracza 80% limitu kredytowego. Per klient pokaż:
- Nazwa i NIP
- Aktualny limit kredytowy w PLN
- Aktualne saldo niezapłacone
- Procent wykorzystania limitu
- Najstarsza zaległa FV (numer, data, kwota)
- Sugerowana akcja (kontakt windykacyjny, propozycja rozłożenia, wstrzymać dostawy)

Wyróżnij klientów powyżej 100% limitu (wymaga decyzji właściciela
zanim dział sprzedaży wystawi kolejną FV).

Przykład:

ALARM (powyżej 100% limitu, 3 klientów): - Mechanika Pojazdowa Kowalski (NIP 6781234567): limit 25 000 zł, saldo 28 400 zł (114%). Najstarsza FV: 15.09 (37 dni). Wstrzymać dostawy do zapłaty 15.09. - Auto-Serwis Trzepak (NIP 9876543210): limit 50 000 zł, saldo 53 200 zł (106%). FV 20.09 (32 dni). Telefon dziś, propozycja rozłożenia. - Warsztat Pana Marka (NIP 1234567890): limit 15 000 zł, saldo 16 800 zł (112%). FV 12.09 (40 dni). Wezwanie do zapłaty plus wstrzymanie.

Czerwone (80-100% limitu, 7 klientów): Lista z sugerowanymi akcjami (telefon, mail, monitoring).

Pan Janusz wie zanim dział sprzedaży zacznie pracę o 8:00: 3 klientów wstrzymać dostawy, 7 telefonów windykacyjnych do zrobienia.

Prompt 3: Aging należności (30 sekund)

Aging wszystkich należności B2B (suma niezapłaconych FV). Podziel
na bucket'y:
- 0-30 dni od terminu płatności (norma)
- 31-60 dni (uwaga)
- 61-90 dni (windykacja)
- 91+ dni (poważna windykacja, prawnik)

Per bucket pokaż:
- Kwota total
- Liczba klientów
- Top 5 dłużników (nazwa, kwota, dni zaległości)

Trend total aging vs poprzedni tydzień (rośnie / spada / stabilny).

Przykład:

Aging należności wtorek 22.10: - 0-30 dni: 187 000 zł (84 klientów). Trend: stabilny vs ub. tyg. - 31-60 dni: 42 000 zł (12 klientów). Trend: +8 000 zł vs ub. tyg. (zwracać uwagę) - 61-90 dni: 18 000 zł (5 klientów). Trend: stabilny. - 91+ dni: 12 000 zł (3 klientów). Trend: stabilny (te do windykacji przez prawnika).

Top 5 dłużników 91+ dni: 1. Mechanika Pojazdowa Z (przedłużona windykacja): 5 800 zł (132 dni) 2. Auto-Garaż Wschód: 3 200 zł (118 dni) 3. (lista 3 pozostałych)

Wzrost o 8 tysięcy zł w bucket 31-60 to sygnał, że trzeba wzmocnić windykację przed eskalacją do 60+. Pan Janusz instruuje księgową, żeby wysłała 12 wezwań do zapłaty.

Prompt 4: Cash flow projekcja tygodnia (30 sekund)

Cash flow projekcja na ten tydzień:
- Wpływy oczekiwane: FV z terminem płatności w tym tygodniu
  (zakładając 80% terminowości - realistic dla B2B PL)
- Wydatki planowane: zobowiązania wobec dostawców z terminem
  w tym tygodniu, ZUS, VAT, PIT
- Per dzień: saldo wpływy minus wydatki

Wyróżnij dni z saldem ujemnym (potrzebny przelew wewnętrzny
z konta rezerwowego albo negocjacja przesunięcia płatności
z dostawcą).

Przykład:

Cash flow ten tydz. (22-28.10): - Wt 22.10: wpływy 32 000 zł, wydatki 8 400 zł. Saldo +23 600 zł. - Śr 23.10: wpływy 18 000 zł, wydatki 22 000 zł (FV Auto-Parts PL). Saldo -4 000 zł. ALARM. - Czw 24.10: wpływy 28 000 zł, wydatki 6 000 zł. +22 000 zł. - Pt 25.10: wpływy 42 000 zł (czeka 6 dużych FV), wydatki 18 000 zł (ZUS pracowników). +24 000 zł.

Środa minus 4 000 zł: opcje: 1. Przelew z konta rezerwowego (proste, 0 koszt). 2. Negocjacja z Auto-Parts PL przesunięcia FV o 2 dni do piątku (telefon o 9:00). 3. Telefon do 3 największych klientów z FV w tym tygodniu, czy mogą zapłacić jeden dzień wcześniej (czasem zgadzają się).

Pan Janusz wybiera opcję 2 (telefon do dostawcy), załatwione w 5 minut.

Prompt 5: Decyzje strategiczne dnia (30 sekund)

Co dziś wymaga osobistej decyzji właściciela:
- Klienci powyżej 100% limitu kredytowego (kontynuować sprzedaż / wstrzymać)
- Klienci z reklamacjami świeżymi (decyzja: zgoda / negocjacja / odmowa)
- Dostawcy z opóźnieniem dostawy powyżej 5 dni (interwencja właściciela)
- Wezwania do zapłaty do wysłania (sugerowana lista 5-10 najpilniejszych)
- Faktury z błędami KSeF (księgowa nie może zaksięgować, trzeba poprawić)
- Nowe wiadomości od kluczowych dostawców (zmiany cen, nowości, promocje)

Przykład:

6 spraw dziś: 1. Auto-Serwis Trzepak (53 200 zł zaległości, 106% limit): telefon o 10:00, propozycja rozłożenia na 3 raty. 2. Reklamacja Pana Wojtka (klocki Brembo, 600 zł, twierdzi że pęknięte). Decyzja: zgoda na wymianę plus zwrot u Brembo Polska. 3. Dostawca Bosch-Tools opóźnia dostawę 8 dni (zamówienie 12 400 zł). Telefon o 11:00 do regionalnego managera. 4. Wezwania do zapłaty: 7 klientów z bucket 31-60 dni. Lista gotowa dla księgowej. 5. 2 FV z błędem KSeF (NIP klienta zmieniony, nie zaktualizowany w bazie). Korekta dziś. 6. Mail od Continental Tyres: promocja sezonowa -12% do końca miesiąca, oferta 80 sztuk opon zimowych. Decyzja: zamówić.

Pan Janusz ma 6 decyzji wypisanych. 15-20 minut załatwienia rano, dalej spokojnie pracuje resztę dnia.

Bonus prompty cotygodniowe

Trend obrotu per klient (poniedziałek)

Top 50 klientów B2B po obrocie. Per klient pokaż obrót w Q1 vs Q2
vs Q3. Wyróżnij:
- Spadki powyżej 20% (churn risk, zadzwonić, sprawdzić co się dzieje)
- Wzrosty powyżej 50% (warto rozwinąć, propozycja indywidualnego rabatu)

Audyt dostawców (piątek)

Dostawcy z ostatnich 30 dni:
- Lead time deklarowany vs faktyczny
- Procent zamówień z opóźnieniem powyżej 3 dni
- Procent reklamacji
- Per dostawca: rating ogólny i trend

Optymalizacja zatowarowania (piątek)

Top 20 SKU po obrocie z ostatnich 90 dni. Per SKU:
- Aktualne stany
- Średnia tygodniowa sprzedaż
- Dni do wyzerowania
- Rekomendacja zamówienia (ilość plus dostawca)

Codzienny rytuał Pana Janusza (5 minut)

Realne rezultaty po 4 miesiącach (hurtownia w Krakowie)

Dla hurtowni z 280 klientami i 8 mln obrotu: skrócenie cyklu należności o 10 dni daje stałe +220 tysięcy zł wolnej gotówki w kieszeni (nie pożyczonej z banku ani od dostawców). Plus oszczędność czasu właściciela 20 minut dziennie = 100 godzin rocznie.

RODO i bezpieczeństwo

Dane klientów B2B (NIP, kontakty, limity, salda) zostają lokalnie na laptopie Pana Janusza. Do AI idzie zapytanie plus minimalna odpowiedź (numery i kwoty), nie pełne kartoteki klientów. Plan Claude Team lub ChatGPT Enterprise: AI nie trenuje na zapytaniach. Wszystko zgodne z RODO i polityką prywatności hurtowni.

Słownik

• FV = faktura VAT (sprzedaż).
• WZ = wydanie z magazynu (towar wydany, FV jeszcze nie wystawiona).
• Limit kredytowy = maksymalne saldo niezapłaconych FV, do którego hurtownia sprzedaje klientowi.
• Aging = klasyfikacja należności według dni od terminu płatności (0-30, 31-60, 61-90, 91+).
• Cash flow = wpływy minus wydatki w danym okresie.
• Churn risk = ryzyko, że klient przestanie kupować (obrót spada powyżej 20% kwartał do kwartału).

Co AI nie zrobi za Pana Janusza

• Nie zadzwoni do dłużnika. AI mówi “Mechanika Pojazdowa zalega 37 dni”, właściciel albo windykator dzwoni.
• Nie negocjuje cen z dostawcą. Telefon do Bosch-Tools zostaje przy właścicielu.
• Nie pojedzie odebrać dostawy. Logistyka i magazyn zostają.
• Nie zdecyduje, kogo wyrzucić z portfela klientów. AI mówi “Mechanika Pojazdowa Z 91+ dni, prawnik”, decyzja przy Panu Janusze.

AI robi raporty, alerty, sugestie. Właściciel hurtowni robi relacje, decyzje, telefon. Setup zachowuje pełną kontrolę przy człowieku.