Pan Marcin prowadzi showroom mebli w Krakowie. 12 marek premium (włoskie, niemieckie, polskie design). 350 SKU w ekspozycji + 8000 dostępnych z katalogów. Lead time: od 5 dni (standard polski) do 6 miesięcy (custom-made z Włoch).

Workflow logistyki obecny: - Mail z dostawcą: “Zamówienie X potwierdzone, wysyłka 15.06” - Doradczyni dopisuje notatkę w Subiekcie (zamówienie #1234) - Klientka dzwoni 17.06: “gdzie mój zestaw?” - Doradczyni szuka w 3 systemach: Subiekt + Outlook + Excel “delivery tracker” - 30 min potem ma odpowiedź

W tym artykule pokazuję workflow gdzie 1 prompt zastępuje 30 min logowania. Plus integracja z mailami od dostawców (AI czyta maile = aktualizuje statusy).

Architektura: 4 źródła danych, 1 zapytanie

  • Subiekt GT trzyma zamówienia + faktury (źródło prawdy)
  • Outlook / Gmail showroomu trzyma maile od dostawców (potwierdzenia, opóźnienia, reklamacje)
  • Excel “delivery tracker” trzyma manualne notatki doradczyń (kto kogo dzwonił, kiedy)
  • Magazyn (Excel albo Subiekt skład) trzyma fizyczny stan po dostawie

AI łączy te 4 źródła w jednym pytaniu po polsku.

Przykład:

“Dla zamówienia #1234 dla klientki Anna K. (Warszawa): pełna oś czasu od złożenia. Co potwierdził dostawca, kiedy planowana dostawa, czy paczka jest już w magazynie, kiedy ostatni kontakt z klientką.”

3 sekundy. AI zwraca: - 14.05: zaliczka 50% (8 200 zł) zapłacona, zamówienie #1234 (zestaw wanna + bateria + akcesoria) - 17.05: zamówienie wysłane do dostawcy włoskiego (mail 14:23 do supplier@brand.it) - 22.05: dostawca potwierdził, planowana dostawa 5.06 (mail 09:45 z supplier@brand.it) - 5.06: paczka dostarczona do magazynu Warszawa (WZ kurier #98765) - 7.06: klientka dzwoniła (notatka doradczyni) - 9.06: ostatnia komunikacja: brak

Sugerowana akcja: zadzwoń do klientki, paczka jest w magazynie 2 dni, można umówić montaż.

Doradczyni dzwoni z konkretnym statusem zamiast “sprawdzę i oddzwonię”.

Kluczowe prompty per workflow

Codzienny rytuał porannego briefingu (5 min)

Lista zamówień wymagających uwagi dzisiaj:
- Opóźnienia >7 dni od planowanej dostawy
- Klientki z >2 telefonów w ostatnim tygodniu
- Zaliczki zapłacone >30 dni temu bez dostawy
- Reklamacje świeże (z ostatnich 48h)
- Wycenione zamówienia bez podpisanej umowy >7 dni

Per zamówienie: priorytet (kryt / wysoki / średni), sugerowana akcja, kto odpowiada w zespole.

Status łańcucha per zamówienie (jak wyżej)

Reklamacje + retention proaktywnie

Klientki które kupiły w ostatnich 60 dniach:
- Zamówienie zrealizowane bez opóźnień > 5 dni
- Brak reklamacji
- Mogą wracać do showroomu na fazę 2 remontu (np. wybrali tylko łazienkę, ale pewnie też kuchnia + salon)

Per klientka: data ostatniej wizyty, wartość zamówienia, potencjalna następna kategoria
do upsellingu.

To retention layer. W showroomie premium klientka warta 30-80k zł LTV. Proaktywny telefon “wracają Pani następne meble” w odpowiedniej fazie = 30-50% szansy na drugie zamówienie.

Audyt dostawców (miesięczny)

Dostawcy w ostatnich 3 miesiącach:
- Średni lead time deklarowany vs faktyczny
- % zamówień dostarczonych z opóźnieniem >5 dni
- % reklamacji jakościowych
- Łączna wartość zamówień

Per dostawca: rating (1-5), trend (poprawia się / pogarsza), rekomendacja (zostać / zmniejszyć / zwiększyć udział).

Decyzja właściciela: który dostawca zostaje w portfolio, który warto zmniejszyć udział (zbyt wiele opóźnień), który warto zwiększyć (jakość + terminowość).

Integracja z mailami (kluczowe dla showroomu)

Większość komunikacji z dostawcami zagranicznymi to mail, nie portal B2B. AI z dostępem do skrzynki firmowej (przez OAuth, bezpiecznie) może:

  • Automatycznie wykrywać “potwierdzenia dostawy” w mailach
  • Aktualizować Subiekt automatycznie (z Twoim approvalem)
  • Wykrywać “opóźnienia” (mail “we are delayed by 2 weeks”) i alarmować

Bezpieczeństwo: - OAuth read-only do firmowej skrzynki - AI nie wysyła maili automatycznie (tylko proponuje drafty) - Każda akcja zalogowana lokalnie - RODO: dane klientów nie idą do chmury, tylko zapytanie + minimalna odpowiedź

Co AI nie zrobi

Nie zadzwoni. Telefony do dostawców / klientów wciąż doradczyni.

Nie negocjuje cen z dostawcą. AI pokaże historię zamówień, % opóźnień, wartość partnership. Negocjacje (po włosku z włoskim dostawcą), właściciel.

Nie doradza stylistycznie. Klient pyta “czy to pasuje do moich płytek”, to umiejętność showroomu, AI nie ma kompetencji.

Nie zamawia automatycznie. Decyzja kupna od dostawcy zawsze ręczna (właściciel albo doradczyni z budgetem).

Realne wdrożenie

Showroom 5-osobowy: - Tydzień 1: audyt zamówień ostatnich 3 mc + setup SubiektMCP - Tydzień 2: pilot 1 doradczyni + 1 magazynier (codzienny rytuał) - Tydzień 3: integracja maili (jeśli klient akceptuje) + audyt dostawców - Tydzień 4: decyzja rozszerzenia + szkolenie zespołu

Koszt: Premium 249 zł netto/mc/stanowisko × 2-3 + Asystowane 2000 zł netto + opcjonalna integracja maili (custom +1500 zł netto). Break-even: 1-2 miesiące.

Spróbuj