Codzienny prompt: co spadło, co rośnie, co wymaga uwagi

Sklep specjalistyczny (rowerowy, hobby, wędkarski, audio), 5000-15000 SKU. Właściciel chce wiedzieć codziennie: co się sprzedaje, co spadło, kogo z klientów warto skontaktować. Bez systemu to intuicja. Z systemem to godzina Excelowania. Z AI to 10 minut.

Ten artykuł pokazuje 5 promptów codziennych plus 3 bonusowe cotygodniowe. Realny rytuał właściciela sklepu rowerowego z Lublina.

Dlaczego sklep specjalistyczny potrzebuje codziennego rytuału

W sklepie ogólnym (Castorama, Lidl, Carrefour) decyzje zakupowe są algorytmiczne: minimum stanu, automatyczne uzupełnienie z centralnego magazynu. Właściciel sklepu specjalistycznego nie ma tego luksusu. Każde SKU wymaga osobnej decyzji, bo:

• Rotacja per SKU jest różna (top seller 8 sztuk dziennie, niche product 1 sztuka miesięcznie).
• Sezonowość per SKU jest różna (opony letnie wiosną, łańcuchy cały rok, kaski przed peakiem).
• Dostawcy są różni (3-15 dostawców z różnymi lead time’ami).
• Klient ekspercki zauważa stockout (klocki hamulcowe = klient idzie do konkurencji).

Codzienny przegląd “co się dzieje” jest jedynym sposobem, żeby nie przegapić problemu zanim się rozkręci. Pre-AI ten przegląd to godzina Excelowania (pivoty, filtry, formatowanie). Z AI to 5 minut promptu plus 5 minut decyzji.

Prompt 1: Wczorajsza sprzedaż per kategoria (30 sekund)

Wczorajsza sprzedaż netto sklepu per kategoria:
- Rowery (kompletne i ramki)
- Akcesoria (klocki, łańcuchy, smary)
- Odzież i kaski
- Serwis (robocizna)
- Akcesoria premium (import Niemcy / USA)

Per kategoria pokaż:
- Liczba dokumentów sprzedaży
- Kwota netto
- Średnia wartość dokumentu

Porównaj ze średnią tego dnia tygodnia z ostatnich 4 tygodni.
Anomalia powyżej 20% wyróżnij na czerwono lub zielono.

Co dostajesz (przykład środa rano):

Wtorek (wczoraj): - Rowery: 1 dokument, 6 200 zł, średnia 6 200 zł. Norma wtorek: 0.8 dok/dzień. OK. - Akcesoria: 18 dokumentów, 2 840 zł, średnia 158 zł. Norma 22 dok / 3 200 zł. Lekki spadek (-11%). - Odzież: 4 dokumenty, 980 zł, średnia 245 zł. Norma 3 / 720 zł. +36% vs norma. ANOMALIA pozytywna. - Serwis: 8 dokumentów, 1 240 zł, średnia 155 zł. Norma 6 / 950 zł. +30%. ANOMALIA pozytywna. - Premium: 0 dokumentów. Norma 0.3 / 850 zł. OK (rzadkie zamówienia).

Razem: 11 260 zł vs norma wtorek 11 720 zł. -4% (w normie).

Właściciel widzi: odzież i serwis idą lepiej niż norma, akcesoria gorzej. Może warto sprawdzić, czy nie ma stockoutu jakiejś popularnej akcesorii (Prompt 3).

Prompt 2: Co spadło powyżej 20% w tym tygodniu vs poprzedni (30 sekund)

SKU z istotnym spadkiem sprzedaży w tym tygodniu w porównaniu do tego
samego tygodnia poprzedniego miesiąca:
- Spadek powyżej 20% w sztukach lub kwocie
- Per SKU pokaż: nazwa, kategoria, spadek procentowy, aktualny stan
- Sugerowana przyczyna spadku:
  - Sezonowość (jaki teraz sezon)
  - Konkurencja (Allegro ceny niższe)
  - Problem listingu (Allegro deaktywował ofertę)
  - Wycofany przez dostawcę
  - Wewnętrzny stockout (nie ma w sklepie, klient kupił gdzie indziej)

Przykład:

Top 5 spadek SKU (tydzień -42 vs poprzedni miesiąc): - Klocki hamulcowe Shimano XT BR-M8000: -65% sprzedaży (12 to 4 szt). Stan 0! Wewnętrzny stockout od soboty. Akcja pilna: zamówić. - Opony Continental Race King 29x2.2: -45% (8 do 4). Stan 6 ok. Allegro Bike-Discount podbił 12% ceny? Sprawdzić. - Łańcuch Shimano CN-HG93: -38% (15 do 9). Stan 12 ok. Sezonowy spadek (klienci robili przegląd w marcu). - Smar finish Line Dry: -25% (8 do 6). Norma sezonowa po peak’u przeglądów. - Kask Bell Hexa: -22%. Sezon się kończy, wkrótce zamówić zimowe kaski.

Właściciel widzi #1: klocki XT zerowe od soboty, klienci zawracają. Telefon o 10:00 do Hurtowni A, dostawa we wtorek. Strata 3-4 sprzedaży, ale można odzyskać.

Prompt 3: Top SKU do uzupełnienia (stockout risk) (30 sekund)

Top SKU sprzedające powyżej 5 sztuk tygodniowo. Per SKU pokaż:
- Aktualny stan w magazynie
- Średnia tygodniowa sprzedaż z ostatnich 4 tygodni
- Dni do wyzerowania przy obecnym tempie sprzedaży
- Termin dostawy od standardowego dostawcy

Wyróżnij SKU które wyzerują się za mniej niż 10 dni (alarm zamówienia
dziś).

Przykład:

Alarm pilny (zerują się <7 dni): - Dętka Continental MTB 27.5: stan 4, sprzedaż 14/tydz, 2 dni. Zamów u Hurtowni A (dostawa 3 dni). Zamów dziś! - Klocki Shimano BR-MT200: stan 6, sprzedaż 18/tydz, 2.3 dni. Zamów u B (dostawa 2 dni). - Łańcuch Shimano HG54: stan 8, sprzedaż 12/tydz, 4.7 dni. Zamów u A.

Alarm normalny (zerują się 7-14 dni): - Opona Schwalbe Marathon: stan 14, sprzedaż 8/tydz, 12.3 dni. - Smar Finish Line Wet: stan 12, sprzedaż 6/tydz, 14 dni.

Właściciel ma listę 8 SKU do zamówienia dziś. Bez tego promptu zorientowałby się dopiero przy stockoucie i stracił 3-5 sprzedaży.

Prompt 4: Klienci VIP którzy odwiedzili wczoraj (30 sekund)

Klienci z top 20% LTV (Customer Lifetime Value) z bazy Subiekta którzy
zrobili zakup wczoraj w sklepie stacjonarnym albo online. Per klient
pokaż:
- Imię i nazwisko
- Suma zakupu wczoraj
- Kategorie kupione
- Łączny LTV w sklepie
- Data poprzedniej wizyty
- Sugerowana akcja follow-up:
  - Mail dziękczynny (zawsze warto)
  - Cross-sell (jakie akcesoria pasują do tego co kupił)
  - Zaproszenie na event (jeśli planowany)

Przykład:

Pan Marek Kowalski (VIP, LTV 14 500 zł / 4 lata): Wczoraj: rower MTB Cube Aim SL 7 800 zł plus kask Bell 320 zł plus rękawiczki 180 zł = 8 300 zł. Poprzednia wizyta: 8 mc temu (serwis ogólny). Akcja: Mail dziękczynny dziś. Za 4 tygodnie zaproszenie na pierwszy serwis pre-sezonowy gratis (retention).

Bez tego promptu Pan Marek dostałby paragon, wyszedł, wrócił za rok-dwa. Z tym promptem dostaje mail za 2 godziny, wraca za miesiąc na serwis, kupuje dodatkowe akcesoria.

Prompt 5: Co dziś wymaga decyzji właściciela (30 sekund)

Co dzisiaj wymaga osobistej decyzji właściciela:
- Zamówienia czekające na potwierdzenie dostawców (jeśli nie potwierdzą do 12:00, dostawa się przesuwa)
- Reklamacje świeże (klient czeka na decyzję)
- Klienci których paczka czeka powyżej 3 dni (kurier opóźnia, trzeba interwencji)
- Faktury z błędami KSeF (księgowa nie może zaksięgować)
- Nowe wiadomości od dostawców (zmiany cen, nowości w katalogu, akcje sezonowe)

Przykład środa:

3 pilne sprawy: 1. Zamówienie u Hurtowni A (klocki 12 SKU, 2 800 zł) wysłane wczoraj o 16:00. Nie potwierdzili do dziś. Sprawdzić o 10:00. 2. Reklamacja Pana Tomasza (rama Trek Marlin pęknięta po 8 mc). Klient czeka 4 dzień. Decyzja: gwarancja lub negocjacja z Trekiem. 3. Paczka kurierska do Pani Anny (zamówienie online 480 zł) wisi w trackingu 4 dzień. Telefon do kuriera o 11:00.

15-minutowy rytuał: właściciel widzi co jest najważniejsze, nie przeoczy żadnej sprawy. Pre-AI te 3 sprawy zauważyłby dopiero kiedy klient zadzwoni z pretensją.

Rytuał właściciela (15 minut dziennie)

Razem 20 minut dziennie zamiast godzina Excelowania.

Bonus prompty (cotygodniowe)

Fuzzy search dla klienta przy ladzie

Klient pyta o "klocki hamulcowe do Treka Marlin 7 z 2024". Znajdź
wszystkie pasujące SKU różnych marek (Shimano, SRAM, Hayes, TRP).
Per SKU pokaż: stan, cena, marża, ocena Allegro (jeśli masz dane).

Sprzedawca-mechanik wpisuje pytanie, AI zwraca 3-5 pasujących SKU w 2 sekundy. Klient nie czeka 5 minut na “zaraz sprawdzę”.

Cross-sell intelligence (po sprzedaży roweru)

Klient kupił dziś rower MTB Cube Aim SL. Zaproponuj akcesoria,
które kupuje powyżej 60% klientów MTB w pierwszych 3 miesiącach od zakupu:
- Kask, kamizelka, ochraniacze
- Opony alternatywne (sezon zmiana)
- Naprawcze (zestawy, dętki, łatki)
- Smary i przeglądy

Per SKU: cena, marża, aktualny stan, mock email który można wysłać
do klienta z propozycją.

Pan Marek dostaje mail za 2 godziny: “Pani Marku, do nowego MTB Cube polecamy zestaw kasku Bell Hexa, ochraniaczy na łokcie i kolana, plus zestaw naprawczy. Łącznie 580 zł, dla klientów VIP rabat 10%, ostateczne 522 zł.”

Retention klientów którzy znikają

Klienci VIP (top 20% LTV) którzy nie zrobili zakupu w ostatnich
6 miesiącach. Per klient pokaż:
- Data ostatniego zakupu
- Łączny LTV w sklepie
- Kategoria najczęściej kupowana
- Sugerowana treść maila retention:
  - Wariant bez dyskontu (po prostu kontakt)
  - Wariant z dyskontem (-10% na zakupy w sklepie)
  - Wariant zaproszenie na event

10 maili tygodniowo, 2-3 klienci wracają w miesiąc. Każdy wraca z zakupem 300-1500 zł.

RODO i bezpieczeństwo

Dane klientów plus sprzedaż zostają lokalnie na laptopie sklepu. AI dostaje minimalne dane (numery, kwoty, kategorie), nie pełne kartoteki klientów. Plan Claude Team lub ChatGPT Enterprise: AI nie trenuje na Twoich zapytaniach. Wszystko zgodne z RODO i polityką prywatności sklepu.

Słownik

• SKU = unikalny kod produktu (klocki Shimano BR-MT200 to jeden SKU).
• LTV (Customer Lifetime Value) = ile klient wydał u Ciebie łącznie.
• Stockout = SKU na zerowym stanie, nie można sprzedać klientowi.
• Cross-sell = polecanie dodatkowych produktów do tego, co klient już kupił.
• Retention = utrzymanie klientów (żeby wracali zamiast iść do konkurencji).

Co AI nie zrobi

• Nie sprzeda klientowi w sklepie. Sprzedawca-mechanik plus jego ekspertyza zostają.
• Nie wybierze nowych modeli rowerów. AI pokaże, co się sprzedawało, decyzja zostaje przy właścicielu.
• Nie zarządza marketingiem (Instagram, eventy, lokalna społeczność). Komunikacja zostaje przy właścicielu.

AI robi codzienny przegląd plus alerty. Właściciel robi decyzje plus relacje z klientami.